Как провести совещание эффективно?

Как провести совещание эффективно? С этой проблемой сталкиваются как начинающие руководителя так уже достаточно опытные. От совещаний зависит как работа так и результаты компании, именно по этому в данной статье мы раскроем проблему проведения совещаний.

В своей практики я не раз видел как совещания проводились в пустую или превышали временные рамки. Сначала я не сильно наблюдал за этим, но позже с моим профессиональным ростом, когда и сам начал проводить свои первые я заметил, что далеко не все проходит по намеченному плану а иногда и вовсе собрания приводит к еще большему непониманию и росту нерешенных вопросов.

С того момента я начал экспериментировать и учиться эффективному ведению собраний. Ниже я приведу Вам ряд советов.
Основные принципы эффективных совещаний:
1) Совещание должно планироваться заранее и первым делом нужно определить его формат:
-мозговой штурм (задача генерация новых идей и решений. Задается вопрос и все активно начинает выдвигать свои ответы, ни какой критики, записываются даже самые бредовые идеи)
-планерка-оперативка (короткое совещание для решения горящих и текущих вопросов)
-стратегическое совещание (продолжительное совещание по выработки стратегий развития компании)
2) Определите круг участников. Думаю что с этим все понятно, но есть одна тонкость: если группа достаточно большая, то можно использовать принцип «ньюмоваши» (япон.: «окучивание корней») –небольшие совещания для частей группы, могут служить подготовительным этапом к общему совещанию.
3) Определите список вопросов для обсуждения. И лучше всего разослать их группе заранее, что бы они могли подготовиться к совещанию.
4)Подготовьте место и оборудование для проведения совещания. Вам может понадобиться проектор, ПК –проверьте их исправность до начала совещание. Важно что бы в помещении был подходящий микроклимат и освещение. Пренебрежение этими нюансами, может привести к тому, что люди могут ощущать сонливость, жажду или холод и жару.
5)Лучше всего показывать информацию людям в виде схем. Визуальная информация воспринимается лучше.
6)Лучше всего если на совещании секретарь или можно его назначить из числа присутствующих.
7) Зафиксируйте принятые решения и разошлите их каждому участнику.

Помните что, совещание обходятся компании в большую сумму и по этому они должны быть крайне эффективны. Если час вашего времени стоит 500 рублей, то час группы из 10 членов стоит как минимум 5000 рублей. И если совещание прошло неудачно компания потеряла 5000 рублей. Поэтому лучше всего что бы совещание было ограничено по времени. Это позволит действовать эффективно.
В заключение хочу сказать что правильно проведенное совещание дает усиление для работы всей команды. Когда птицы летят в стае их скорость увеличивается вдвое, тот же принцип работает и для членов компании.
Желаю Вам всегда верить в себя и в свои силы!!!

С верой в Вас, Максим Цыбульник.

Дорогой друг , если у тебя есть, что добавить из своего опыта проведения совещаний  – напиши в комментариях, а если статья тебе понравилась, подпишись на рассылку и поставь лайк!

Также у тебя есть возможность совершенно бесплатно скачать мою новую книгу «Личная эффективность руководителя» или записаться на индивидуальную работу с мной. Подробнее здесь.

Подпишись на рассылку и получи пошаговую инструкцию повышения личной эффективности уже сегодня!

Так же на эту тему вы можете прочитать:

Запись опубликована в рубрике личная эффективность с метками , , . Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *